Memahami e-Signature, Pengertian, Manfaat dan Dasar Hukumnya

Sejak lama di Indonesia tanda tangan elektronik atau e-signature semakin jamak dimanfaatkan, karena dianggap aman dan terpercaya. Perkembangannya semakin pesat di era pandemi Covid-19.

Pasalnya, sejak pandemi Covid-19 menyerang, banyak sekali karyawan yang terpaksa mengubah cara kerja menjadi bekerja di rumah atau work from home (WFH). Staff administrasi dan/atau accounting, menjadi salah satu dari posisi yang dianggap pekerjaannya dapat dikerjakan dari rumah.

Tapi, kendala muncul saat staff administrasi, atau accounting membutuhkan tanda tangan user atau manajer untuk keperluan administrasi dokumen penting. Nah, di sinilah e-signature memegang peranan penting.

Pengertian e-Signature

Mengutip kominfo.go.id, tanda tangan elektronik atau e-signature, adalah bentuk tanda tangan digital yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya, yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

e-Signature digunakan sebagai bukti keaslian identitas pengirim dokumen. Tanda tangan elektronik ini, juga digunakan untuk memastikan isi dokumen yang dikirim tidak mengalami perubahan.

Penerima pesan yang dibubuhi tanda tangan elektronik, dapat memeriksa apakah pesan yang diterima benar-benar datang dari pengirim yang sesungguhnya, dan apakah pesan tersebut telah diubah setelah ditandatangani, baik secara sengaja atau tidak.

Pada dasarnya, keberadaan e-signature sama dengan tangan tangan yang ditulis dengan tangan, namun terdigitalisasi, yang dapat digunakan untuk mengkonfirmasi konten dalam sebuah dokumen, atau istilah dokumen tertentu.

Manfaat e-Signature

Selain menunjukkan identitas penandatangan atau pengirim dokumen, tanda tangan elektronik juga berfungsi memberikan kekuatan hukum yang sah di dalam transaksi yang bentuknya elektronik, maupun dokumen elektronik.

Dalam operasional perusahaan, keberadaan e-signature membuat kerja staf di suatu perusahaan lebih efisien, dari segi waktu, maupun biaya, serta meminimalisir penggunaan dokumen fisik.

Dengan e-signature, perusahaan bisa menandatangani dokumen dengan lebih cepat, tidak perlu mencetak dokumen, menandatanganinya secara fisik, dan mengirimkan dokumen melalui pos atau jasa pengiriman lainnya.

Dari segi biaya, penggunaan tanda tangan elektronik juga memungkinkan perusahaan menekan budget untuk pengiriman, dan pencetakan dokumen fisik ke pihak lain. Sebab, yang dibutuhkan hanyalah akses internet yang baik, untuk melakukan serangkaian kegiatan tersebut.

Dasar Hukum e-Signature

Mengutip online-pajak.com, pengaturan mengenai penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia disebutkan pada Pasal 1 Ayat (12) Undang-undang (UU) Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE).

Dalam aturan tersebut, e-signature dianggap sah apabila memenuhi sejumlah syarat sebagai berikut:

• Data pembuatan e-Signature/tanda tangan elektronik hanya diketahui oleh pemilik tanda tangan.
• Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.
• Semua perubahan yang terjadi setelah tanda tangan elektronik bisa diketahui.
• Semua perubahan terhadap informasi elektronik yang berhubungan dengan tanda tangan elektronik juga bisa diketahui.
• Semua perubahan terhadap informasi elektronik yang berhubungan dengan tanda tangan elektronik bisa diketahui.
• Memiliki suatu cara untuk mengetahui pemilik tanda tangan elektronik.
• Memiliki suatu cara untuk mengetahui bahwa pemilik tanda tangan elektronik telah menyetujui informasi elektronik terkait.

Selain peraturan tersebut, ada ketentuan turunan terkait tanda tangan elektronik, yakni Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

UU 11/2008 dan PP 82/2012 mengakui legalitas e-signature. Bahkan, sejak 10 tahun lalu kedua aturan ini juga telah menjelaskan syarat agar tanda tangan elektronik dianggap sah secara hukum.

Ada pula aturan mengenai tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Ini karena ada banyak platform digital baru di bidang teknologi finansial (financial technology/fintech).

Aturan e-signature yang dikeluarkan OJK ini adalah, Peraturan OJK Nomor 77 tahun 2016 tentang Layanan Pinjam Meminjam yang Berbasis Teknologi Informasi. Dalam aturan tersebut, perjanjian pinjaman melalui fintech dapat dilaksanakan dengan menggunakan tanda tangan elektronik.

Selain POJK No.77 tahun 2016, OJK juga mengeluarkan Surat Edaran OJK No 18/SEOJK.02/2017 tentang Tata Kelola dan Manajemen Risiko Teknologi Informasi pada Layanan Pinjam Meminjam Uang Berbasis Teknologi Informasi.

Demikianlah pembahasan tentang e-signature dan ragam regulasinya yang ternyata sudah dibuat sejak lama. Kini, tidak hanya perusahaan fintech, namun banyak perusahaan yang bergerak di bidang lain telah mengimplementasikan tanda tangan elektronik untuk dokumen yang membutuhkan tanda tangan.