SOP Adalah Serangkaian Prosedur Kerja, Ini Tujuan dan Manfaatnya

Keberadaan SOP yang sudah disusun dengan baik dan benar, juga akan mampu menjaga kualitas atau standar kerja yang ada. Sehingga, standar kerja perusahaan tetap terjaga, meski ada pergantian karyawan.

5. Memberikan Aturan yang Jelas

Dengan adanya SOP, maka panduan-panduan kerja yang ada di dalamnya secara tidak langsung juga menjadi aturan yang harus semua pihak ikuti. Setiap pihak yang terkait dengan pedoman tersebut harus menjadikannya sebagai aturan.

Nantinya, di dalam pedoman itu sendiri akan terdapat aturan tentang pihak yang tidak mengikuti panduan dan pedoman tersebut dengan baik. Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan terdapat aturan yang mewajibkan semua karyawan menggunakan seragam.

Ketika ada karyawan yang tidak menggunakan seragam, maka aturan SOP tersebut juga akan mengatur tentang hukuman apa yang akan karyawan tersebut dapatkan. Dalam hal ini, maka pedoman ini juga akan bermanfaat sebagai pemberi aturan yang jelas.

Prinsip Penyusunan SOP

Dalam setiap penyusunan SOP setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah masalah prinsip dalam penyusunan aturan itu sendiri.

Karena fungsinya yang sangat penting, maka pembuatan SOP itu sendiri tidaklah bisa dibuat dengan sembarangan. Setidaknya, dalam pembuatannya ada beberapa prinsip yang perlu untuk menjadi perhatian. Beberapa prinsip tersebut antara lain:

1. Jelas dan Mudah Dipahami

Karena akan menjadi pedoman dan akan banyak orang yang menggunakan, maka setiap aturan dan tahapan yang ada di dalam SOP haruslah jelas dan mudah dipahami. Dalam penerapannya juga setiap langkah yang ada di panduan ini haruslah mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan.

Selain itu, pembuatan panduan ini juga sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini dilakukan, guna menghindari timbulnya salah paham ketika seorang karyawan mengartikan maksud yang ada di panduan tersebut.

2. Efektif dan Efisien

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah semua pihak akan dengan mudah paham apa yang harus mereka kerjakan. Itulah sebabnya, dalam pembuatannya juga aturan ini harus bisa membuat semua sistem kerja menjadi efektif dan juga efisien.

Setiap prosedur kerja yang ada di SOP haruslah dibuat dengan efisien. Hal ini guna menjaga efisiensi waktu, tenaga, dan tentunya biaya. Namun, efisiensi ini juga akan sangat berkaitan dengan efektivitas. Dalam hal ini, maka target perusahaan haruslah menjadi patokan paling tinggi.

Secara mudah, dalam pembuatannya, SOP perusahaan haruslah dibuat dengan berdasarkan tujuan perusahaan itu sendiri. Aturan ini akan menjadi cara untuk mewujudkan tujuan tersebut dengan cara yang efisien dan efektif.

3. Keselarasan

Prinsip lainnya dalam penyusunan SOP adalah adanya keselarasan. Keselarasan ini salah satunya yang berkaitan dengan tujuan dari perusahaan. Selain itu, Keselarasan ini juga berkaitan dengan visi, misi, sumber daya, dan juga beberapa hal lain.

4. Dinamis

Dalam hal ini, berarti SOP bisa berubah sewaktu-waktu. Tentunya perubahan ini terjadi dengan pemberitahuan sebelumnya. Perubahan dalam aturan menjadi penting karena harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

Di sinilah pentingnya evaluasi dari SOP itu sendiri. Nantinya, setiap kekurangan yang ada bisa diperbaiki dan menghasilkan aturan atau panduan terbaru yang lebih baik.

5. Terukur

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah, untuk membantu perusahaan mencapai tujuan atau targetnya. Dalam hal ini, tujuan atau target inilah yang harus bisa diukur, baik secara kuantitas maupun kualitas.

Prinsip terukur dalam pembuatan aturan ini juga menjadi penting, salah satunya sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya ukuran yang jelas, maka akan mudah menilai apakah aturan yang ada masih relevan atau tidak.

6. Terbuka

Salah satu prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ketika membuat SOP adalah keterbukaan. Itu artinya setiap aturannya haruslah bersifat transparan. Setiap pihak harus tahu dengan jelas semua hak dan tanggung jawabnya.

Keterbukaan ini juga berarti bahwa setiap aturan bisa berubah. Ketika aturan yang berlaku dianggap sudah tidak efektif atau sudah tidak relevan maka perubahan bisa dilakukan.

7. Kepastian Hukum

Selain masalah prosedur kerja, SOP juga biasanya akan mengatur jika terjadi kesalahan. Dalam hal ini maka di dalamnya juga akan berisi hukuman. Setiap hukuman yang ada, tentunya harus sesuai dengan hukum yang berlaku.

SOP juga akan mengatur, jika ada salah satu pihak yang tidak mengikuti pedoman yang berlaku. Lebih lanjut, panduan juga mengatur tentang apakah seorang karyawan bisa dilindungi atau tidak jika yang bersangkutan mengalami tuntutan hukum.

Tips Menyusun SOP

Selain memperhatikan prinsip seperti di atas, dalam pembuatan SOP juga ada beberapa tips yang bisa menjadi salah satu cara membuat aturan yang efektif dan baik. Beberapa tips untuk menyusun aturan tersebut antara lain:

1. Menentukan Orang yang Tepat

Karena keberadaan SOP yang penting bagi standarisasi kerja perusahaan, proses pembuatannya juga tidak bisa sembarangan. Orang atau tim yang bertanggung jawab menyusun SOP harus orang atau tim yang mengerti betul alur kerja perusahaan.

Selain membutuhkan orang yang memiliki keterampilan menulis, pembuatan SOP juga memerlukan orang yang mengerti hal teknis dan non-teknis dari perusahaan tersebut. Dalam beberapa kasus, SOP perusahaan juga dibuat oleh pihak eksternal yang mereka sewa, yang memiliki keahlian dalam merumuskan standar kinerja di suatu industri.

2. Memiliki Visual yang Menarik

SOP akan berisi banyak panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Hal ini akan memunculkan masalah jika panduan yang ada hanya tersedia dalam format teks atau tulisan saja.

Pasalnya, tidak semua orang nyaman membaca sesuatu yang berisi seluruhnya tulisan. Beberapa orang, justru lebih paham jika melihat gambar, baik berupa bagan ataupun petunjuk kinerja yang diterjemahkan secara visual.

Selain itu, fungsi visual dari SOP juga adalah agar membuat orang tertarik untuk membacanya. Panduan yang berisi banyak aturan dan pedoman akan sangat membosankan jika isinya hanya teks atau tulisan saja.

3. Gaya Penulisan

Dalam hal ini maka selalu perhatikan siapa target yang dituju. Kesalahan yang sering terjadi adalah, SOP dibuat dengan tulisan atau gaya bahasa yang tidak sesuai dengan target.

Meskipun memiliki tujuan dan maksud yang sama, namun panduan untuk bagian teknik tidak bisa disamakan dengan panduan untuk bagian keuangan (finance). Hal ini karena, pemahaman dari setiap orang tersebut akan berbeda. Jika hal ini terjadi, maka hanya akan menimbulkan kebingungan dalam penerjemahan pedoman itu sendiri.

Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya ketika pembuatan SOP setiap divisi atau bagian ikut serta. Hal ini berguna untuk menyamakan pemahaman dan juga menciptakan pedoman yang lebih rinci.

4. Memperhatikan Proses Kerja di Lapangan

Dalam hal ini, maka setiap pembuatan SOP harus memperhatikan siapa yang akan menggunakannya dan juga bagaimana pelaksanaanya nanti. Pastikan juga jika pada penggunaannya nanti, tidak menimbulkan masalah lain.

Itulah pentingnya memperhatikan setiap pedoman yang sudah ada. Dengan demikian, ketika akan membuat pedoman yang baru, penting untuk mempelajari apa saja yang kurang. Untuk kemudian diperbaiki.

5. Lakukan Pengujian

Ada baiknya, sebelum SOP tersebut menjadi aturan tetap maka dilakukan pengujian dalam beberapa waktu tertentu. Hal ini berguna, untuk menilai apakah aturan yang baru tersebut sudah sesuai harapan atau belum.

Selain itu, pengujian ini juga akan menilai bagaimana respon dari karyawan atau pihak yang terkait. Seperti, apakah aturan yang baru ini memudahkan atau malah membuat tambah rumit.

6. Pastikan Setiap Aturan yang Dibuat Memiliki Alasan

Dalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan tentang mengapa aturan tersebut dibuat. Di sini, maka perlu ada jawaban atas pertanyaan tersebut.

Oleh karena itu, dalam penyusunan SOP juga perlu memberikan alasan terkait mengapa aturan tersebut ada. Oleh karenanya jangan sampai ada pihak yang berpikir jika aturan tersebut dibuat hanya untuk menguntungkan pihak yang lain.

7. Pastikan Semua Pihak Setuju

Karena pelaksanaan SOP ini akan merupakan tanggung jawab bersama, maka cukup penting juga untuk memastikan semua pihak yang terlibat setuju atas aturan tersebut. Persetujuan ini juga untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.

8. Selalu Tinjau SOP yang Sudah Ada

Aturan yang berlaku saat ini adalah perbaikan dari aturan yang berlaku sebelumnya. Hal ini juga menegaskan, jika aturan yang ada saat ini masih mungkin untuk mengalami perubahan.

Ini dimungkinkan, karena aturan tersebut sudah tidak relevan, kondisi yang berubah, ataupun faktor lain. Di sinilah pentingnya untuk selalu memantau setiap aturan yang berlaku. Jika dirasa sudah muncul banyak kekurangan, maka aturan tersebut bisa langsung dirubah.