Cara Membuat Standar Operasional Prosedur dan Contohnya
Memahami cara membuat standar operasional prosedur atau SOP adalah pengetahuan yang wajib dipahami setiap orang. Pasalnya, standar operasional prosedur merupakan acuan untuk melakukan tanggung jawab tertentu.
Adanya SOP membuat setiap pekerjaan lebih efektif, efisien, terarah, memiliki visi dan misi yang jelas, prosedur yang ringkas, dan cepat. Hal ini pun membantu seluruh kegiatan pekerjaan menjadi lebih mudah dan rapi.
Cara membuatnya sangat bergantung pada jenis bidang pekerjaan yang memerlukan SOP tersebut. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, simak penjelasan lengkapnya dalam uraian berikut.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur
Membuat standar operasional prosedur cukup mudah jika sudah terbiasa tersusun rapi dan bekerja dengan efektif. Berikut ini langkah-langkah yang wajib dilakukan.
1. Ketahui Tujuan Suatu Tindakan
Cara membuat standar operasional prosedur yang pertama adalah setiap orang wajib mengetahui tujuan suatu tindakan. Tujuan menjadi hal yang wajib dicapai dalam setiap tindakan, sehingga mendukung terwujudnya tujuan lain.
Contohnya, sebuah perusahaan wajib memiliki sistem administrasi yang rapi. Oleh sebab itu, standar operasional prosedur seorang sekretaris adalah untuk menjadikan seluruh administrasi rapi dan sistem yang baik.
Seorang sekretaris wajib melakukan standar operasional prosedur berupa pemmembuatan surat, penomoran surat, penyimpanan surat, hingga pengiriman surat. Hal ini bertujuan jika dikemudian hari seseorang memerlukan surat tertentu, sekretaris pun dapat menyediakannya dengan mudah karena memiliki sistem administrasi yang rapi.
2. Tentukan Format
Cara membuat standar operasional prosedur yang berikutnya adalah dengan menggunakan format tertentu. Format dalam standar operasional prosedur dapat berupa format yang sederhana, detail, maupun lainnya sesuai dengan bidang pekerjaan yang sedang dilakukan.
Format standar operasional prosedur yang sederhana cocok untuk pekerjaan yang memiliki tujuan sederhana dan langkah yang tidak terlalu rumit. Sementara itu, format standar operasional prosedur yang detail dan terarah perlu dipilih untuk pekerjaan yang memiliki efek samping tertentu jika tidak terarah dan justru merugikan perusahaan.
3. Peroleh Masukan dari Pihak Lain
Setelah selesai menyusun standar operasional prosedur, cara membuat standar operasional prosedur berikutnya yakni mengonsultasikannya. Minta pendapat pihak lain untuk memmembuat standar operasional prosedur lebih efektif, efisien, da tepat sasaran.
4. Pastikan Pihak yang Melaksanakan SOP Memahaminya
Cara membuat standar operasional prosedur berikutnya adalah perhatikan pihak yang melakukannya. Pastikan pihak-pihak yang akan menggunakan standar operasional prosedur itu nantinya mengerti dengan mudah.
