Memahami Invoice, Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya bagi Bisnis
1. Penagihan Pembayaran
Invoice digunakan sebagai dokumen yang sah untuk melakukan penagihan pembayaran. Sebab, dengan perincian data transaksi yang ada pada invoice, penjual dan pembeli dapat sama-sama melakukan transaksi secara transparan.
2. Dokumentasi Penjualan
Salah satu kegunaan utama invoice adalah, mendokumentasikan penjualan. Dokumen ini menyediakan data terkait tanggal terjualnya produk, jumlah pembayaran yang diterima, serta sisa piutang yang mungkin belum diselesaikan oleh klien.
3. Pengelolaan Pembayaran Tagihan
Invoice juga dapat digunakan untuk melacak transaksi pembayaran secara tertulis. Sebab, dokumen ini dapat menunjukkan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan, dan tagihan apa saja yang belum dibayarkan oleh perusahaan.
4. Pengelolaan Pajak
Invoice sangat berguna untuk pengurusan pajak. Sebab, dokumen ini menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan. Melalui dokumen ini, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.
5. Memberikan Kepastian Hukum
Selain terkait dengan pengelolaan keuangan, keberadaan invoice juga melindungi pemilik usaha dari potensi munculnya tuntutan hukum perdata yang tidak benar.
Sebab, dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu. Oleh karena itu, invoice dengan konfirmasi keabsahan dari klien, sangat berharga bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan dengan klien.
Tanpa adanya invoice, maka tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi. Nah, ini berpotensi memicu munculnya konflik, ketika misalnya klien menolak membayar.
6. Instrumen Pendukung Pemasaran
Karena invoice menyediakan data berharga terkait perubahan penjualan dari waktu ke waktu maka dokumen ini dapat membantu bisnis membuat forecast yang akurat.
Bisnis atau usaha yang mendokumentasikan invoice dengan baik, dapat memanfaatkan informasi di dalamnya untuk menyasar basis konsumen tertentu.
Selanjutnya, tim pemasaran bisa mengumpulkan data melalui invoice, untuk mencari tahu waktu puncak penjualan, produk yang paling diminati, serta tren pendapatan dari bisnis. Informasi-informasi tersebut sangat berharga ketika suatu bisnis menyusun strategi pemasaran.
