Memahami Cara Membuat Skala Prioritas Agar Hidup Lebih Teratur
4. Tabel Skala Prioritas Opsi Ke 2
Cara membuat skala prioritas dengan tabel di atas memang mudah. Namun mungkin masih sulit bagi beberapa orang karena penentuan skala prioritas tidak dapat sesingkat itu.
Berkaitan dengan permasalahan tersebut, berikut ini salah satu tabel yang dapat menjadi pilihan agar penentuan skala prioritas semakin lebih mudah. Cukup tambahkan satu kolom lagi untuk melakukannya.
| SANGAT MENDESAK | MENDESAK | TIDAK MENDESAK | |
| SANGAT PENTING | E | F | G |
| PENTING | H | I | J |
| TIDAK PENTING | K | L | M |
Tabel di atas memberikan pilihan untuk pengguna tabel terkait level prioritas dan mendesaknya suatu urusan. Tabel ini membantu melihat suatu kegiatan lebih objektif lagi sesuai kebutuhan.
Jika suatu kegiatan sangat mendesak sekaligus sangat penting, masukkan kegiatan tersebut dalam kolom E. Kemudian jika kegiatan itu sangat penting dan mendesak, masukkan ke dalam kolom F. Selanjutnya jika kegiatan itu sangat penting tetapi tidak mendesak, masukkan ke kolom G.
Tak hanya itu, jika kegiatan itu penting dan sangat mendesak, maka masukkan ke kolom H. Kemudian jika suatu urusan itu penting dan mendesak maka masukkan ke kolom I. Selanjutnya jika urusan itu penting tapi tidak mendesak, maka masukkan ke kolom J.
Berikutnya, jika suatu urusan tidak penting tetapi sangat mendesak maka masukkan ke kolom K. Selanjutnya jika suatu urusan tidak penting tetapi mendesak maka masukkan ke kolom L. Kemudian jika suatu urusan itu tidak penting dan tidak mendesak maka masukkan ke kolom M.
5. Spesifikkan Urgensi
Setelah itu, cara membuat skala prioritas berikutnya adalah spesifikkan urgensi. Setelah melihat beberapa kegiatan dalam kolom A, maka analisis kembali kegiatan tersebut.
Jawab beberapa pertanyaan berikut untuk mengetahuinya:
- Apakah harus diselesaikan hari ini?
- Berapa banyak yang harus diselesaikan hari ini?
- Apa saja yang harus diselesaikan hari ini?
- Apa saja yang harus diselesaikan besok?
- Apa saja yang memiliki dampak jika tidak diselesaikan segera?
- Apakah pekerjaan ini dapat didelegasikan?
- Apa pekerjaan yang dapat dihapus saja?
- Apakah kegiatan ini justru membuang waktu?
Melihat pada tabel di atas, urusan yang terdapat dalam kolom D dan M itu cenderung merupakan pekerjaan yang dapat sangat dikesampingkan, ditunda, atau bahkan dihapuskan. Hal ini penting agar dapat melakukan pekerjaan dengan lebih fokus.
Setelah melakukan 5 (lima) tahap di atas, maka akan muncul hasil yang menyajikan data kegiatan prioritas yang perlu dilakukan. Cara membuat skala prioritas pun berhasil dan cukup ulangi langkah-langkah di atas untuk mempermudah kegiatan selanjutnya.
